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【锐思咨询·内控锐评】顺手牵羊:仓库管理名存实亡
来源:财会信报 作者:黄玮喆 高垚 浏览: 好评:4 发布时间:2014-07-07

 

案例回放

 

  2012年9月11日,平阳县某通讯公司的老板孙某到平阳县鳌江镇派出所报警,称存放在仓库的多部手机不翼而飞。据孙某介绍,其经营的通讯公司在鳌江镇有多家门店,所以他租了一个仓库存放手机,手机需要经过仓库管理员的账号审核才能出入库。9月5日,他接到仓库管理员孔某的电话,称仓库里的手机数量不对,盘货后,发现九十余部手机不翼而飞。

 

  民警在对孙某、孔某及各门店店长的进行谈话后,了解到仓库的钥匙只有管理员一人持有,结合众人的口供及监控视频,民警排除了仓库管理员监守自盗的可能。

 

  民警经过调查后,确定了曾在通讯公司担任销售经理的汤某有重大的犯罪嫌疑。汤某在2012年4月到公司任职销售经理,案发之前汤某已经离职。2012年10月11日,民警在平阳县昆阳镇一手机店里抓获了汤某。据汤某交代,当初应聘的时候,除5 000元保底工资外,老板孙某还承诺每个月给他一定额度的提成,但是该承诺始终没有兑现。为此,汤某经常找孙某理论,但毫无效果。

 

  2012年6月的一天,汤某接到曾经一起共事的同事电话想要到他这里调货,该同事在平阳开了一家手机店,知道汤某在通讯公司上班,有进货渠道而且价格相对会便宜一点,希望汤某能够从仓库调50部手机给他。汤某一想,可以从仓库里拿手机卖给该同事,再到厂商处以进货价把手机补齐,这样自己就可以赚取差价。

 

  于是,汤某就向仓库管理员要了账号密码,进入仓库,以调货名义成功将50部手机给了以前的同事,并且,自己又顺手牵羊拿走了2部手机。过了几天,汤某发现并没有人发现仓库里的手机少了2部,原来仓库管理员只对手机的出入库进行登记,并没有核对手机的库存。掌握了这一规律后,汤某变本加厉,利用管理漏洞多次以调货的名义从仓库内拿手机,或者趁着仓库管理员在搬货时,将手机塞到衣服里盗取手机拿到外面卖。长此以往,汤某肆无忌惮的行为让仓库中莫名失踪的手机越来越多,意识到很快会东窗事发,8月底,汤某便辞职了。

 

  汤某因涉嫌盗窃被平阳县公安局鳌江派出所刑事拘留。

 

案例评述

 

  本案是一个比较典型的存货管理舞弊案例。企业资产管理不严谨,使得企业蒙受损失。本案中,企业在仓库管理员这道环节上设置了一定的控制措施,即只有通过仓管员的审核才能进行后续步骤,看似十分严密,但仍然存在着漏洞。

 

  (一)仓库缺乏定期盘点,无法及时发现汤某顺手牵羊行为。案例中,仓库管理员并没有履行其管理员的职责,只进行了商品的收发货登记,并未对库存量进行盘点,这直接导致了汤某顺手牵羊的盗窃行为没有被及时发现。

 

  笔者建议,仓库管理员应在做好收发货登记的基础上,定期对仓库的商品进行盘点,与收发货的登记记录相互核对,建立仓库盘点表,从而保证商品账实相符。在此基础上,仓库管理员还可按月与各销售门店的销售记录进行库存核对,确保库存量与发货记录的数据准确。

 

  (二)仓库的发货管理并未留下记录。本案中可以发现,汤某调货的时候,只进行了口头的沟通,并未留下纸质记录。

 

  笔者认为,业务流程应进行书面留痕,来真实记录流程中的各项环节发生情况,这是内部控制所强调的关键控制措施之一。针对该公司情况,笔者建议,以调货形式办理出库时,应凭借调货单取货,调货单上至少具备商品的型号、规格、数量和价格,调货单上必须由相关负责人签字确认。同时,手机的包装上肯定有序列号或条形码,在仓库出入库登记记录以及调货单上,也应标明商品的序列号。由于手机序列号是唯一的,这样一方面便于了解销售和业绩情况,另一方面可以防止员工的"飞单"或盗窃行为。

 

  在此基础上,公司的各门店店长在每天下班前,应统计门店的销售情况,编制销售台账,如果需要仓库补货,应亲自通知仓库进行发货,仓库在相应的发货单上标明商品的序列号、名称、规格、数量,门店收到货后再进行登记。

 

  (三)仓库管理员审核环节形同虚设。案例中,汤某首次作案时,向仓库管理员索要其账号和密码后,才进入仓库取走手机。因此,笔者认为,虽然公司在仓库管理员环节上设置了必要的审核措施,任何调货行为都需要管理员账号才能进行,但实际上,管理员却将账号及密码轻易透露给其他无关人员,公司所谓的库管员审核环节形同虚设。对此,笔者建议,员工应加强风险意识,账号密码不能轻易交给其他人员,关键岗位还应该做到账号密码的定期更新。

 

  (作者单位:上海立信锐思信息管理有限公司)



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